为规范公司人事档案管理工作，确保员工信息的安全性、完整性与有效性，提升人力资源管理的科学化和制度化水平，根据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本《公司人事档案管理办法规章制度》。

一、总则

1. 人事档案是记录员工个人基本情况、工作经历、教育背景、奖惩情况等重要信息的文件资料，是公司进行人事管理、人才选拔、绩效考核、薪酬发放等工作的基础依据。

2. 公司人事档案管理应遵循“统一管理、分级负责、真实完整、安全保密”的原则，确保档案资料的合法合规与有效利用。

3. 本办法适用于公司所有在册员工，包括正式员工、合同制员工及临时聘用人员。

二、档案内容与分类

1. 人事档案主要包括以下

- 员工基本信息（如姓名、性别、出生日期、身份证号、联系方式等）

- 学历证明、资格证书、培训记录

- 劳动合同、岗位职责说明、工作调动记录

- 考核评价、奖惩记录、晋升或降职材料

- 离职手续及相关证明材料

2. 档案按类别分为纸质档案和电子档案，两者应保持一致，并定期进行归档和更新。

三、档案管理职责

1. 人力资源部负责人事档案的统一管理，指定专人负责档案的收集、整理、保管、借阅及销毁等工作。

2. 各部门负责人应配合人力资源部完成员工档案资料的及时提交与更新，确保信息准确无误。

3. 员工本人有义务如实提供个人信息，如有变动应及时告知人力资源部。

四、档案使用与借阅

1. 人事档案仅限于公司内部使用，未经批准不得外借或复制。

2. 员工因工作需要查阅本人档案，需填写《档案查阅申请表》，经部门负责人审批后方可查阅。

3. 外部单位或个人因合法程序需调取员工档案时，须提供相关法律文书，并经公司管理层批准后方可办理。

五、档案保管与安全

1. 人事档案应存放在专用档案柜中，实行专人专管，确保档案的完整性和安全性。

2. 档案室应配备防火、防潮、防盗等设施，定期检查档案保存环境。

3. 对于涉及员工隐私的信息，必须严格保密，防止泄露。

六、档案的销毁与移交

1. 档案在达到规定的保存期限后，由人力资源部提出销毁申请，经公司领导审批后，按规定程序进行销毁。

2. 员工离职后，其人事档案应妥善保存，原则上不少于五年，具体年限根据国家相关规定执行。

3. 档案移交时，应办理交接手续，确保资料不丢失、不损坏。

七、附则

1. 本办法由公司人力资源部负责解释和修订。

2. 本办法自发布之日起施行，原有相关规定与本办法不一致的，以本办法为准。

通过本《公司人事档案管理办法规章制度》的实施，公司将进一步加强人事档案管理的规范化、制度化和信息化建设，为企业的持续发展提供坚实的人力资源保障。